Деловые коммуникации

Цель занятия: практическое освоение теоретических знаний о процессе подготовки и проведения делового совещания.

Задачи, реализуемые на практическом занятии:

• освоение теоретической информации о процессе подготовки и проведения делового совещания;
• понимание особенностей подготовки и проведения делового совещания;
• осознание ошибок в деловом совещании, в основе которых лежит недостаточная подготовка;
• закрепление технологии подготовки делового совещания.

Методические указания по выполнению практического задания:

1) ознакомьтесь с материалом методических указаний, необходимым для выполнения практического задания;
2) перед выполнением практического задания прочитайте представленный материал о процессе подготовки и проведения делового совещания;
3) вспомните особенности проведения делового совещания и переговоров, компоненты подготовки к ним;
4) изучите ошибки, которые могут встречаться в деловом совещании;
5) проанализируйте предложенные примеры, показывающие, неучитывание каких компонентов подготовки может привести к данным ошибкам;
6) заполните предложенную таблицу «Ошибка/Компонент подготовки»;
7) выполните проверочные тестовые задания.

Материал, необходимый для выполнения практического задания

Вспомним необходимый материал. Для подготовки совещания целесообразно использовать технологию «7П», включающую в себя семь компонентов, которые нужно продумать для организации эффективного совещания.

Предмет – то, из-за чего нужно проводить совещание: проблема, ситуация, согласование, задача.

Продукт – результат встречи, который вы хотите получить.

Присутствующие на совещании: кто будет участвовать в совещании и кто вообще нужен, чтобы достичь цели?

Подготовка: что нужно подготовить для встречи? как оповестить участников? что участникам нужно сделать перед встречей? с какими документами им нужно ознакомиться, чтобы на совещании не тратить время на ознакомление, поскольку у всех разная скорость чтения и осмысления?

Процессы: повестка дня, кто будет модерировать или фасилитировать встречу, как совещание будет проходить, каким способом будет приниматься решение.

Подводные камни – это сложные ситуации, которые могут возникнуть на совещании. Продумывайте риски, как ими можно управлять, как нейтрализовать, какие правила нужно установить в начале совещания.

Проведение: во сколько и где будет проходить совещание? достаточно ли заготовлено посадочных мест и подходит ли запланированное пространство для этих целей? какая техника и канцтовары могут понадобиться? будет ли свободно помещение в нужное время?

Ошибки, которые чаще всего встречаются в деловом совещании

1) большое число пассивных участников совещания;
2) в повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания;
3) все говорят одновременно, перебивая друг друга;
4) говорит только руководитель, остальные просто слушают;
5) долгое выступление докладчика;
6) многократное обсуждение одних и тех же вопросов;
7) на совещании каждый предлагает свою тему для обсуждения;
8) на совещании отсутствуют нужные специалисты;
9) не приняты решения и не выданы поручения;
10) обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;
11) протокол отсутствует или пишется по памяти;
12) отсутствует фиксация обсуждавшихся вопросов;
13) отсутствует главная тема совещания;
14) потеря управления совещанием;
15) проведение «стихийных» совещаний;
16) слишком долгое совещание;
17) совещание прерывается в середине другим подразделением, у которого тоже запланировано совещание;
18) ссора между участниками совещания;
19) уход от нужных тем и обсуждение стихийно возникших;
20) участники на совещании тратят время на изучение материалов;
21) участники не понимают, что обсуждается на совещании;
22) участники не принесли нужные материалы.

Теперь Ваша задача – определить, какие пробелы в подготовке могли привести к перечисленным ошибкам. Это полезно делать, чтобы выстроить профилактическую работу по устранению ошибок в совещании и правильно и эффективно его провести.

Для этого заполните таблицу следующего вида:

Пример заполнения

Рассмотрим первую ошибку: «Большое число пассивных участников совещания». Пробел в каком компоненте подготовки привел к тому, что сотрудники, которые пришли на совещание, не вступают активно в диалог и не участвуют в совещании. Здесь не был достаточно проработан компонент «Присутствующие», при подготовке совещания не был учтен качественный состав участников, а возможно, и количественный. В таблицу нужно внести:

Вторая ошибка: «В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания». Какой компонент здесь проигнорирован? В совещание включены вопросы разного объема и разнообразного содержания – значит, у него нет основного предмета. Не проработан в достаточной мере компонент «Предмет». В таблицу нужно внести:

Задания

1. По аналогии с примерами заполните таблицу (скачать).

2. Любое совещание имеет свою цену и может быть выражено в денежном эквиваленте:

\(C=\frac{N*\left(T+1\right)*З_{ср}}{T_{р.ср.}}\)

где:
С – стоимость совещания, рублей;
N – число участников, человек;
Т – длительность совещания, часов;
З_ср – среднемесячная зарплата участников, рублей;
Т_р.ср – среднее число рабочих часов в месяц;
1 – коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании.

Рассчитайте стоимость совещания, если в совещании участвуют 15 руководителей, продолжительность совещания – 3 часа, средняя заработная плата руководителя – 120 000 руб., среднее число рабочих часов в месяц – 160.

3. Вы начали проводить совещание, но участники совещания собирались в течение первых 30 минут, поскольку, им нужно было присутствовать на других совещаниях. Когда все собрались, то не хватило посадочных мест и канцелярских товаров. В комнате стало жарко и обсуждение вопроса шло очень вяло и нерезультативно. Какой компонент подготовки совещания был недостаточно проработан?