Практическое занятие по теме 1

Цель занятия: практическое освоение теоретических знаний о коммуникативном процессе.

Задачи, реализуемые на практическом занятии:

  • освоение теоретической информации о коммуникативном процессе;
  • понимание особенностей сообщений в деловой коммуникации;
  • закрепление алгоритма формулирования краткого, ясного и понятного сообщения.

Методические указания по выполнению практического задания:

1) ознакомьтесь с материалом методических указаний, необходимым для выполнения практического задания;
2) перед выполнением практического задания прочитайте представленный материал о коммуникативном процессе;
3) вспомните особенности деловой коммуникации и структуру коммуникативного процесса;
4) проанализируйте пример применения алгоритма работы с информацией для выделения главного и формулирования конкретного и понятного сообщения;
5) выполните этот алгоритм для предложенного кейса;
6) выполните проверочные тестовые задания.

Материал, необходимый для выполнения практического задания

Для выделения главного, структурированного и понятного изложения своих мыслей сделайте следующее:

1) определите результат коммуникации: что Вы хотите, чтобы человек сделал после Вашего разговора;
2) осознайте, какую информацию для этого ему нужно сообщить;
3) выделите ключевые слова, словосочетания, которые будут нести основную смысловую нагрузку. Такие ключевые слова и словосочетания лучше располагать ближе к началу сообщения;
4) подумайте, не является ли какая-то информация излишней, запутывающей, отвлекающей часть внимания и памяти;
5) окончательно сформулируйте свое сообщение.

Разберем на примере

Сотруднику Алексею передают следующее сообщение:

«Алексей, исполнительный директор акционерного общества „Косметикс трейдинг групп“ Эльза Германовна Шульмейстер просила Вас сообщить по электронной почте всем акционерам общества, что собрание акционеров, посвященное переизбранию членов правления, в связи с тяжелым финансовым положением общества переносится с 18 сентября, 17:00 на 21 сентября, 16:00. К тому же Эльза Германовна не очень хорошо себя чувствует и оттого опасается, что 18 сентября в любом случае не смогла бы присутствовать на собрании, а без нее некому вести мероприятие. Место проведения собрания также изменилось: вместо Малого зала Оперного театра — актовый зал ДК „Металлист“, поскольку в город приехала киносъемочная группа телеканала „Культура“, и в Оперном театре будут снимать новую серию документального фильма о современных российских оперных постановках».

Обрабатываем это сообщение по следующему алгоритму.

1. Определите, что Вы хотите, чтобы человек сделал после вашего разговора.

Сообщил по электронной почте всем акционерам общества, что собрание акционеров переносится.

2. Осознайте, какую информацию для этого ему нужно сообщить.

Собрание акционеров переносится с 18 сентября, 17:00 на 21 сентября, 16:00. Место проведения собрания — актовый зал ДК «Металлист».

3. Выделите ключевые слова, словосочетания, которые будут нести основную смысловую нагрузку:

    • по электронной почте — определяется канал информирования;
    • всем акционерам общества — определяются получатели;
    • собрание переносится — суть сообщения;
    • 21 сентября в 16:00 — время начала события;
    • актовый зал ДК «Металлист» — место события.

4. Подумайте, не является ли какая-то информация излишней, запутывающей, отвлекающей часть внимания и памяти.

В исходном сообщении явно лишней является следующая информация:

Эльза Германовна не очень хорошо себя чувствует и оттого опасается, что во 18 сентября в любом случае не смогла бы присутствовать на собрании, а без нее некому вести мероприятие.

В город приехала киносъемочная группа телеканала «Культура», и в Оперном театре будут снимать новую серию документального фильма о современных российских оперных постановках. (51 слово)

5. Окончательно сформулируйте свое сообщение.

Алексей, сообщите по электронной почте всем акционерам общества, что собрание акционеров переносится с 18 сентября, 17:00 на 21 сентября, 16:00. Новое место проведения собрания — актовый зал ДК «Металлист».

Первоначальное сообщение состояло из 111 слов, исходное сообщение сократилось до 28 слов. То есть в исходном сообщении только 25,2% информации было значимо. 51 слово было явно лишним (примерно 46%). Остальные слова можно было включать или не включать в зависимости от корпоративной культуры организации и деловых традиций. Стоит добавить, что никогда не помешает быть вежливым, и можно увеличить сообщение еще на одно слово, добавив «пожалуйста».

Задание

Выделите главное и сформулируйте конкретное и понятное сообщение на основе информации, представленной ниже.

Сотруднику Дмитрию передают следующее сообщение:

«Дмитрий, главный бухгалтер Вера Валентиновна отпросилась на завтра с работы. Ей нужно в поликлинику, пройти диспансеризацию, которую наше новое руководство сделало обязательной для всех сотрудников старше 50 лет. Но Вера Валентиновна попросила Вам передать, что расчетные листки по заработной плате, утвержденные в 2018 году старым руководством, с 1 января будут рассылаться только в электронном виде. Поэтому завтра Вам необходимо опросить сотрудников своего отдела, все ли они имеют доступ к рабочей электронной почте. О результатах надо будет сообщить Вере Валентиновне, которая сама позвонит Вам завтра вечером, после 17 часов, сразу как закончит все свои дела в поликлинике и вернется на работу для подготовки презентации об итогах работы бухгалтерии».